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COBA Pédagogie primaire et secondaire

Puis-je gérer les demandes d’admission en ligne et par téléphone ?

Le logiciel est conçu pour faire les deux. Selon votre choix vous pourrez inclure à votre portail un accès à un formulaire d’admission ou le faire manuellement dans le logiciel. COBA Pédagogie est conçu pour faciliter le processus d’admission en permettant la création automatique de dossiers d’élèves à partir des dossiers d’admission.

Avons-nous de la flexibilité dans la conception des dossiers étudiants ?

Les usagers peuvent créer des champs flexibles, permanents ou annuels, pour y entrer les informations qu’ils jugent pertinentes. Le logiciel permet également l’affichage des photos des élèves et la gestion des casiers.

Est-ce que le logiciel offre un outil de planification des cours offerts et des horaires ?

Oui, un outil de planification des cours offerts et des horaires.Les modules ayant trait aux cours et aux horaires comprennent de nombreuses fonctions dont la gestion des différents types de cours, la création de profils, la gestion des préalables et des compteurs d’inscriptions visant à respecter le nombre limite d’élèves par classe. Le logiciel sert également à créer l’horaire maître et les horaires individuels des élèves.

Est-ce possible pour le parent ou le personnel de suivre l’évolution d’un élève ?

Le logiciel COBA offre la possibilité à des utilisateurs désignés de consulter les résultats d’un élève à l’aide du portail ou par téléchargement du bulletin standard du MELS. Pour sa part l’enseignant dispose d’un cahier de l’enseignant accessible en tout temps afin d’y consigner les résultats et travaux à exécuter.

Est-ce que le logiciel COBA Pédagogie me permet d’effecteur la gestion des frais scolaires ?

Oui, le logiciel permet la gestion des frais scolaires. L’usager est en mesure d’obtenir une description des frais scolaires par niveau, par foyer, par cours ou par classe et la possibilités de transférer la totalité au logiciel COBA Finances pour en faire le suivi.

Est-ce que le logiciel permet de saisir l’absentéisme ?

Oui, le logiciel est conçu pour permettre à l’enseignant ou à tout personnel administratif d’accéder au dossier d’absentéisme d’un élève afin d’y concilier une absence. Les absences sont inscrites par demi-journée, par jour ou par période; le module produit des statistiques selon plusieurs critères tels que par motif, par jour de la semaine ou par niveau.

En quoi COBA Pédagogie est-il différent des logiciels de ses concurrents ?

COBA Pédagogie offre une quantité exceptionnelle de fonctions que vous pouvez décider d’utiliser ou non. Contrairement aux logiciels des concurrents, il saura s’adapter au développement de votre institution.

COBA Pédagogie répond aux normes du ministère de l’Éducation, mais celles-ci ont tendance à changer. Le logiciel fait-il l’objet de mises à jour automatiques ?

À mesure que des réformes ou des nouveautés sont annoncées par les ministères des différents paliers de gouvernement, COBA ajuste en conséquence ses logiciels et fait parvenir à ses clients les mises à jour.

Est-ce que les transmissions au MELS sont automatisées ?

Oui ,les transmissions au MELS sont automatisées.Le logiciel comprend un module conçu pour simplifier le processus de transmission de données au MELS (GIDE, DCS, SESAME, ADAN).

Existe- t-il un tableau de bord facilement accessible pour la direction ?

Oui, de plus, il est disponible dans l’interface administrative ou internet. Les résultats d’étape, absences, horaires, et toutes autres informations s’y retrouvent. Le module permet également d’afficher l’horaire des enseignants et des locaux; et propose un calendrier graphique des journées scolaires de l’année.

COBA Pédagogie collégial

Est-ce que le logiciel COBA Collégial peut gérer plusieurs campus dans une même base de données ?

Oui. COBA Collégial permet un suivi uniforme des étudiants inscrits à des cours dans différents campus sans nécessiter de transferts d’information.

Puis-je gérer les demandes d'admission par moi-même ou utiliser les données d'un service d'admission (ex: SRAM, SRQ,etc.) ?

Le logiciel est conçu pour faire les deux. Selon votre choix vous pourrez inclure à votre portail un accès à un formulaire d’admission ou recevoir les fichiers d’admission des différents organismes tel que le SRAM, SRAQ, SRASL et SACO.

Y a-t-il des outils d’aide pour le personnel qui offre l'aide pédagogique individuelle ?

Les utilisateurs sont en mesure d’importer les relevés images, d’obtenir des suggestions de choix de cours pour la prochaine session, de contrôler les préalables, d’analyser les sanctions (DEC, AEC, etc.) selon les critères du collège ou de SOBEC et de procéder à l’évaluation des candidats à l’admission. L’usager peut choisir d’effectuer ces tâches à l’unité (un dossier d’étudiant à la fois) ou globalement, car le logiciel peut analyser les dossiers selon des critères prédéfinis.

Le logiciel peut-il préparer massivement ou individuellement des horaires ?

Le logiciel sert d’outil pour la conception de l’horaire maître à partir de tableaux de choix de cours et de la tâche des enseignants. Il permet l’assignation massive ou individuelle, l’impression des horaires, l’élaboration de statistiques d’assignations; et calcule automatiquement le régime de l’étudiant, ses cours hors-cheminement, et sa session programme d’étude.

Le logiciel permet-il la saisie décentralisée des tâches par les coordonnateurs de département ?

COBA Collégial calcule l’allocation MELS selon les prévisions de clientèles et répartit la tâche d’enseignement par département; les coordonnateurs peuvent donc par la suite assigner les tâches aux enseignants de leur département.

Y a-t-il une fonction intégrée pour la gestion des relevés de compte des étudiants ?

Oui. Cette fonction permet le suivi des frais, des encaissements, des droits incitatifs à la réussite; ainsi que l’impression des relevés de compte et des reçus d’impôt (T2202 et Relevé 8).

Peut-on gérer la location ou la réservation de locaux de façon décentralisée ?

Oui, le logiciel offre un outil complet de gestion des locaux. Qu’elles soient internes ou externes, ponctuelles ou à long terme, toutes les réservations de locaux peuvent être effectuées par le biais du logiciel.

Les inscriptions aux cours du soir et à certains cours d’été se font souvent au comptoir. COBA Collégial est-il équipé pour gérer cette facette de notre quotidien ?

Tout à fait, car le logiciel comporte un outil permettant d’inscrire des étudiants à des cours-groupes, de les facturer, d’encaisser le paiement et d’émettre le reçu ou le relevé de compte dans une même opération.

Comment COBA Collégial traite-t-il les services du Minsitère de l'Éducation ?

Le logiciel offre la possibilité de sous-diviser les services du Ministère de l’Éducation standards pour vous aider à mieux les gérer. Ainsi, vous pourrez par exemple créer un service 3- Formation aux entreprises, qui sera transmis au MELS comme 2-Adultes.

COBA Collégial répond aux normes du ministère de l’Éducation, mais celles-ci ont tendance à changer. Le logiciel fait-il l’objet de mises à jour automatiques ?

À mesure que des réformes ou des nouveautés sont annoncées par les ministères des différents paliers de gouvernement, COBA ajuste en conséquence ses logiciels et fait parvenir à ses clients les mises à jour.

COBA Finances

Quel est la caractéristique principale du logiciel COBA Finances?

COBA finances est un système  personnalisé, décentralisé, sécuritaire et intégré. Il permet de limiter la vue des documents aux utilisateurs selon leur niveau dans la hiérarchie pour éviter ainsi les consultations inutiles; et réduit l’accès des usagers aux budgets selon les restrictions déterminées par l’administrateur. Le logiciel permet d’effectuer un suivi serré du processus d’achat; de définir les tables de validation et d’ajouter des champs flexibles. Tous les auxiliaires communiquent en temps réel avec le grand-livre, reflétant le portrait financier au jour le jour.

Puis-je produire mes états financiers ?

COBA finances offre un générateur d’états financiers exceptionnel .Ce concept unique à COBA vous offre la possibilité de produire des états financiers, sommaires ou détaillés, sur une ou plusieurs années, rapidement et facilement.

Comment puis-je éliminer les tâches fastidieuses?

Le logiciel se charge de la production massive de documents tels que les feuillets fiscaux, les reçus pour fins d’impôt, les factures, les encaissements. La relance des fournisseurs, les paiements périodiques et les transferts d’une année financière à une autre peuvent également être confiés au système.

Est-ce que COBA peut utiliser mes formulaires d'état de compte et de facture?

COBA intègre tous vos formulaires dans son logiciel. Aucun formulaire n’est imposé aux utilisateurs. Les professionnels de COBA conçoivent les formulaires selon vos spécifications  et les intègrent au logiciel. Plus besoin de commander de nouveau formulaire, de conserver des stocks, d’alimenter votre imprimante avec le bon papier.

Qu'en est-il à propos des normes gouvernementales ?

Le logiciel est  conçu pour répondre aux normes gouvernementales. Les rapports financiers annuels sont élaborés en accord avec la charte PEC du ministère de l’Éducation du Québec et peuvent être adaptés à toute autre charte en vigueur.

Est-ce que le logiciel peut gérer les comptes à recevoir pour les familles reconstituées?

Le logiciel gère tous les types de clientèle. Le système offre la possibilité d’associer le même élève à plusieurs clients ou plusieurs élèves à un même client et de facturer un pourcentage à chacun des parents séparément.

Est-ce que le logiciel gère les disponibilités budgétaires lors des commandes ?

Le logiciel permet de suivre de près la disponibilité budgétaire, car l’impact d’une dépense peut être évalué de façon comptable avant même qu’elle soit effectuée. Selon la sécurité, il peut bloquer ou aviser lors d’un dépassement budgétaire.

Est-ce que le logiciel automatise les transmissions bancaires?

Le logiciel est conçu pour transmettre les fichiers dans le format approprié de l’institution financière de votre choix. L’utilisation du logiciel pour les transmissions bancaires telles que l’émission de chèques, les retraits préautorisés et les conciliations constitue une économie de temps et de ressources appréciable.

En quoi le logiciel COBA Finances est-il différent des logiciels de ses concurrents?

COBA Finances offre une quantité exceptionnelle de fonctions que vous pouvez décider d’utiliser ou non. Contrairement aux logiciels des concurrents, il saura s’adapter au développement de votre institution.

COBA RH/Paie

Est-ce que le logiciel COBA RH/Paie est sécuritaire ?

 De part sa confection flexible, ce système permet de décentraliser les processus administratifs (entrées de paiements ou d’absences, par exemple). Avec COBA RH/Paie, l’administrateur peut restreindre l’accès aux dossiers des employés et aux tâches selon le niveau hiérarchique des utilisateurs; les consultations peuvent ainsi s’effectuer de façon rapide et efficace. De plus, l’accès à l’information concernant les dossiers d’employés et les tâches peut être limité par champ, afin de permettre l’adaptation du logiciel aux méthodes de travail de l’institution. L’usager peut ainsi modifier les champs ou simplement les consulter. D’autre part, les gestionnaires d’unités administratives sont en mesure de suivre les transactions de paiement affectant leur budget. Le logiciel comporte un élément interactif permettant  de suivre et de prévoir l’évolution des budgets spécifiques d’après le plan d’effectifs.

Est-ce que le système est complètement intégré à d’autres systèmes ?

Oui, le logiciel COBA RH/Paie s’intègre harmonieusement avec les autres logiciels COBA, tels que Finances et Pédagogie. La circulation de l’information est fluide et se fait sans transfert  de fichiers. L’utilisateur, sans entrées supplémentaires, peut transférer des données provenant des dossiers des employés, des paiements aux employés, de la masse salariale vers les comptes à payer, le plan d’effectifs, le grand-livre et même Word.

Quel genre de souplesse le logiciel COBA RH/Paie m’offre t’il dans la gestion des employés et des tâches ?

L’utilisateur peut ajouter des champs selon ses besoins, les mettre à jour massivement et contrôler la mise à jour par des valeurs prédéfinies. Ainsi, l’entrée d’un nouvel employé ou d’une nouvelle tâche pour un employé s’en trouve accélérée.

Avec COBA RH/Paie, on peut associer à un employé plusieurs tâches ayant leurs propres conditions salariales, leur propre horaire variable, qui seront rémunérées automatiquement sans aucune autre intervention.

Est-ce que le logiciel gère les absences des employés ?

Le logiciel offre une gestion simplifiée des absences. L’usager peut lier les transactions de paiement de remplacement aux absences, même si, à cause des délais engendrés par l’obtention de signatures autorisées, la déclaration d’absence est saisie ultérieurement. Les déclarations d’absence peuvent également être associées aux déclarations d’accident (SST).

Les banques de temps et les absences sont indépendantes du mode de rémunération de la tâche, permettant aux employés occasionnels de bénéficier de banques de temps et de droits aux absences.

Est-ce que les paramètres de calcul sont ajustables ?

Le logiciel permet à l’usager d’indiquer la formule mathématique exacte pour évaluer et calculer un revenu ou une retenue. Cette flexibilité lui permet d’implanter et d’appliquer de nouveaux calculs sans l’intervention du fournisseur (COBA).

Tous les types de calcul des cotisations d’assurance (contribution de l’employé et contribution de l’employeur) sont également rendus possibles. COBA RH/Paie gère les plans d’assurances basés sur l’âge et le sexe de l’adhérent et du conjoint (du même sexe ou non) pour déterminer les taux.

Existe-t-il une façon de faire le suivi de nos demandes de personnel ?

Le requérant d’une demande de personnel peut suivre le processus de sa requête en fonction des gestes posés par le service des ressources humaines. De plus, lorsque la demande de personnel se traduit par la création d’un dossier d’employé, d’une tâche ou de transactions de paiement, les entrées faites par le demandeur  n’ont pas à être saisies de nouveau.

Pouvons-nous personnaliser nos rapports et nos formulaires ?

Le logiciel permet de définir le contenu et la forme des chèques de paie, du bordereau de dépôt des salaires, des formulaires de choix de vacances et de plusieurs rapports, éliminant ainsi le besoin d’utiliser les formulaires fournis par le concepteur du logiciel.

COBA RH/Paie produit également des listes syndicales, des listes d’ancienneté et des listes d’expérience, en réponse aux demandes syndicales et patronales. Des fichiers ASCII peuvent être automatiquement créés pour faciliter la transmission de ces listes.

En quoi COBA RH/Paie est-il différent des logiciels de ses concurrents?

COBA RH/Paie offre une quantité exceptionnelle de fonctions que vous pouvez décider d’utiliser ou non. Contrairement aux logiciels des concurrents, il saura s’adapter au développement de votre institution.

COBA Activités

Comment puis-je simplifier mon processus d'inscription pour ma clientèle?

COBA Activités gère la vente d’abonnements, l’inscription aux activités, la location de casiers et, une fois le tout complété, effectue la facturation, l’encaissement et l’émission du reçu en une même opération. Cette inscription simplifiée est disponible en ligne comme au comptoir.

Comment puis-je créer simultanément le calendrier des activités, des horaires des moniteurs et des locaux?

Le logiciel comporte un outil de recherche des locaux et des moniteurs disponibles, ce qui permet d’automatiser la préparation des horaires à même le calendrier des activités.

Dois-je inscrire manuellement tous les dossiers dans le logiciel ?

Non. Le logiciel est équipé de passerelle avec les autres logiciels de COBA. Le module d’importation offre la possibilité de créer une carte de membre selon le statut de l’individu importé en utilisant l’information entrée dans le logiciel de COBA duquel nous importons les données.

Si j'ai un tourniquet pour gérer l'accès à mes installations, est-ce que COBA Activités peut l'interfacer?

Oui. De concert avec votre personnel technique, nous pouvons codifier la procédure de synchronisation entre les données du logiciel COBA et votre tourniquet. Le logiciel valide l’accès aux activités selon des critères définis par l’institution et basé sur les cartes de membres ou l’inscription à ses activités pour déclencher le tourniquet.

Est-ce que votre logiciel émet les reçus d'impôt et autres ?

Oui. Lors de chaque transaction, le logiciel détermine le reçu approprié à produire et dépose une copie dans un endroit sécurisé pour chaque client. Celui-ci peut le consulter en ligne à l’aide du portail. Il facilite le suivi des frais et des encaissements lors d’inscriptions ou de vente de services et permet l’impression de relevés de compte sur demande.

Comment puis-je réserver des locaux avec votre logiciel ?

Le logiciel comprend un module conçu pour faciliter les réservations ponctuelles, internes ou externes, et les réservations sur une longue période. La location, l’impression de factures et la gestion de leur paiement constituent autant de tâches dont le logiciel peut se charger.

En quoi le logiciel COBA Activités est-il différent des logiciels de ses concurrents?

COBA Activités offre une quantité exceptionnelle de fonctions que vous pouvez décider d’utiliser ou non. Contrairement aux logiciels des concurrents, il saura s’adapter au développement de votre institution.

COBA Bibliothèque

Puis-je intégrer toutes les activités de gestion de ma bibliothèque dans votre logiciel?

Oui, car COBA Bibliothèque propose une solution intégrée pour la gestion des catalogues, des emprunts ainsi que des périodiques.  Le logiciel comporte entre autres un calendrier de réception des périodiques et une table des périodicités permettant à l’utilisateur de prévoir les fréquences de réception.

Est-ce que le logiciel gère les données de mes abonnés ?

Oui, le logiciel gère les données de mes abonnés. Les usagers peuvent aussi créer des champs flexibles, afficher la photo des abonnés, importer des abonnés provenant d’autres logiciels; en plus d’élaborer et d’appliquer les différentes politiques d’emprunt.

Est-ce que les écrans de saisie sont configurable?

Grâce à l’éditeur l’écran visuel, chacun peut dessiner les écrans de saisie et de consultation à sa guise afin de les adapter aux méthodes de travail adoptées par l’institution.

Comment puis-je gérer le catalogue et les tables d’autorité dans votre logiciel?

COBA Bibliothèque permet aux utilisateurs de décider des champs disponibles pour la saisie des notices, ce qui donne lieu à un catalogue aussi détaillé que désiré.  On peut également déterminer quels champs du catalogue seront associés à une table d’autorité; et définir les termes « Voir », « Voir aussi » ainsi que les termes rejetés.

Pour ce qui est de la recherche, quels sont les outils à ma disposition?

Le logiciel offre différents niveaux de recherche, simple ou avancée, interne ou par biais d’Internet (client Z39.50); permet de créer des profils de recherche et de sauvegarder les notices trouvées sur un fichier en format MARC.

Si je commande de nouveaux livres, puis-je en faire le suivi ?

Par l’intermédiaire de notre logiciel COBA Finances, nous avons intégré une module de contrôle budgétaire. Il permet le suivi des commandes, contrôle des budgets et la création automatique des notices et exemplaires à la réception des commandes. Toutes ces facettes  sont autant de fonctions essentielles qu’on peut confier au logiciel.

Si nous choisissons COBA Bibliothèque, pourrons-nous importer les notices?

Certainement.  Le logiciel a été conçu en fonction des besoins des gestionnaires de bibliothèques.  Il permet donc l’importation de notices en format MARC et SDM.  De plus, vous pourrez sauvegarder les notices trouvées sur fichier en format MARC sans problème.

COBA Gestion des espaces

Est-ce que le logiciel COBA Gestion des espaces permet d’effectuer une déclaration annuelle simplifiée?

Oui, COBA Gestion des espaces permet aux usagers de créer des fichiers de déclaration conformes aux exigences du ministère de l’Éducation du Québec; et peut importer les fichiers d’échange du ministère.

Comment puis-je gérer les immeubles et ses composantes?

Le module de caractérisation des immeubles est idéal pour définir les terrains, les établissements, les sites, les zones, les composantes, les ailes, les étages, les locaux; en plus des équipements, de la signalisation et des sources d’énergie.

De quelle façon sont établit les demandes de développement pour le logiciel ?

Le consortium Gestion des espaces, en collaboration avec le ministère de l’Éducation du Québec et COBA, établit les demandes de développement.

Est-ce que le logiciel offre un historique de demandes de modifications?

Oui, ce module offre la possibilité de conserver un historique des demandes de modification d’espace et de préparer des projets d’aménagement.

Est-ce que COBA Gestion des espaces est un système de gestion sécuritaire ?

Oui, le logiciel est très sécuritaire. L’administrateur limite les accès aux fonctions du logiciel selon les tâches de l’utilisateur, ce qui permet une décentralisation de la gestion des locaux. Le logiciel comporte en plus un système de sécurité par juridiction.

Service d'hébergement

Qu'est-ce que comprend ce service d'hébergement?

Ce service comprend :

-Location d’équipements
-Bande passante Internet
-Hébergement du logiciel Windows et de votre portail COBA
-Espace disque
-Service technique assurant une maintenance permanente du service
-Support téléphonique

Quels sont les avantages de ce service?

-Solution d’infrastructure TI hautement sophistiquée à une fraction des coûts qu’exigeraient la mise sur pied et la gestion d’une infrastructure locale.
-Réduction des pannes en assurant la fiabilité, la sécurité et la disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
-Optimisation de la gestion en réorientant le personnel chargé des TI vers d’autres projets porteurs de croissance.
-Réduction des risques en ce consacrant davantage aux activités stratégiques de votre organisation.
-Tarification annuelle modulée en fonction des ressources utilisées.
-Gestion des copies de sauvegarde.

De quel poste de travail puis-je consulter mes données?

Comme il s’agit d’une installation sécurisée, vous ferez le choix des postes qui pourront accéder à vos données. Nos spécialistes communiqueront avec vous et vous guiderons dans le choix des postes qui pourront obtenir un accès.

Combien d'utilisateurs peuvent être connectés en même temps?

La première installation est limitée à 5 utilisateurs concurrents. Deux utilisateurs peuvent être ajoutés pour chaque installation supplémentaire. Si d’autres utilisateurs sont nécessaires, ils peuvent ajouté moyennant un léger supplément. Pour ce qui est des utilisateurs de vos services Internet, il n’y a aucune limite.

Est-ce un service sécuritaire? Est-il possible de perdre des données si mon ordinateur ou mon réseau tombe en panne?

Avec ce service, si mon ordinateur ou mon serveur à un problème (panne, virus…) , vous ne perdez pas vos données. C’est justement l’un des principaux intérêts de ce service. Nous sécurisons vos données sur nos serveurs à l’extérieur de vos locaux. Donc, si vous subissez une panne de vos équipements, vos données sont protégées.

Est-ce que la confidentialité de mes données est compromise par ce service?

À moins que vous donniez votre code d’accès et votre mot de passe à quelqu’un, seules les personnes que vous autoriserez auront accès à vos données.

Service de copie de sauvegarde

Qu'est-ce que comprend ce service?

– Service automatisé de récupération d’une copie de la base de données du logiciel COBA.
– La fréquence de récupération de la base est d’une fois par semaine
– Test d’intégrité de la base de données récupérée
– En option : Service d’hébergement en cas de force majeure

Quels sont les avantages de ce service?

Vous investissez beaucoup de temps et de ressources afin de maintenir les données sensibles de votre organisation et personne n’est à l’abri d’une panne, d’un vol ou d’un sinistre qui pourrait mettre en péril vos outils de gestion.

Ce service de copie de sauvegarde d’additionne à votre plan de mesure d’urgence et offre des garanties avantageuses en cas de force majeure. Non seulement assure-t-il la sécurité de vos données mais il en assure la qualité puisque nous vérifions l’intégrité des données à chaque réception.

Si un problème survient, est-ce que je suis avisé?

Nous vérifions chaque copie de sauvegarde à sa réception sur nos serveurs. Si nous constatons une défectuosité de la base de données, nous conservons la dernière copie valide de votre base de données et nous vous contactons afin de corriger la défectuosité.

Si mon serveur tombe en panne, puis-je avoir accès à mes données?

Vos données sont disponible en tout temps. Si vous avez corrigé la défectuosité sur votre serveur, nous pouvons vous remettre une copie de votre base de données et vous assistez dans la configuration de celle-ci. Si votre serveur ne peut être opérationnel rapidement, nous pouvons vous offrir, en option, l’accès à vos données en mode hébergé pour une durée de 30 jours calendrier afin de vous permettre d’apporter les correctifs à votre environnement et permettre un accès normal à vos employés et vos clients.